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En un mundo multitasking, las empresas implementan nuevos canales digitales para aprovechar la dinámica de un universo más colaborativo. Redes sociales internas, blogs e Intranets dinámicas representan las alternativas más utilizadas. Los casos de Nestlé, IBM, BBVA Banco Francés y Grupo Monarca.

Respecto de la comunicación externa, el rol del Community Manager es hoy clave para canalizar las comunicaciones mediante las redes sociales. Pero, también en materia de comunicación interna soplan vientos de cambio. Según el ‘Diagnóstico CI 2013’, informe que investiga la gestión en esta área en las empresas a nivel local, el canal de comunicación por excelencia sigue siendo el e-mail. Otros canales de peso son las carteleras (74,6%), la Intranet (66,4%), los eventos de celebración (62,3%), los encuentros cara a cara (50,8%) y el clásico house organ impreso (49,2%), según el estudio realizado por la consultora BW Comunicación Interna e Ibarómetro, del que participaron 122 referentes de compañías locales.
“El mail camina por la cuerda floja. Si bien es aún el ámbito interno más utilizado, es uno de los que más resistencias genera por su mala utilización. Muchas empresas están generando canales alternativos”, señala Pablo Faga, socio-director de BW Comunicación Interna. Desde la empresa, identifican al newsletter como la nueva estrella para el envío de información focalizada. En cambio, como instancia de diálogo interno empresarial son las aplicaciones de chat -muchas incluidas en los desarrollos de las Intranets corporativas- que hoy están convirtiéndose en la opción más buscada.

Chat on
Nestlé Argentina es un ejemplo. Con más de 2.000 empleados en el país, en 2013, comenzó a utilizar ‘The Chatter’ como herramienta colaborativa interna, siguiendo la directriz que llegó desde la casa matriz, en Suiza. Se trata de una red social corporativa, desarrollada por Salesforce, que sirve para entablar conversaciones con una persona o un grupo determinado de personas; compartir archivos; hacer videoconferencias, entre otros. Asimismo, permite la posibilidad de conectarse con proveedores seleccionados o aliados estratégicos. Según comunican desde la compañía, uno de los objetivos de Chatter es reducir la cantidad de mails recibidos y enviados. “Su uso es parte de un proceso de adaptación y un cambio actitudinal”, dice Ramón Chávez, director de Comunicaciones y Asuntos Públicos, de la suiza. The Chatter tiene una versión gratuita y otra paga, con más funciones, a partir de 15 euros por mes.
Otro es el caso de IBM. la big blue desarrolló su propia red social interna: IBM Connections. “Es una plataforma de software social que está integrada, es altamente segura y permite a nuestros empleados conectarse con redes de expertos, en el contexto de procesos de negocio importantes”, expresa Ignacio Vaca de Osma, director de Marketing, Comunicaciones y Ciudadanía Corporativa de la empresa. Dentro de sus funcionalidades existen blogs, wikis, foros, archivos de documentos para compartir, perfiles de empleados, entre otras.
Fue justamente una Wiki, desarrollada en la subsidiaria IBM Argentina, que funcionó como punto de partida. El equipo de investigación local, Silvergate, cuyos miembros trabajan desde sus hogares, necesitaba de una plataforma para poder compartir datos entre ellos. “En 2009, fue presentada como una best practice al gerente General de la compañía que, al reconocer los beneficios de la herramienta decidió fomentar su uso para operaciones en el mundo. Para esto, convocó a un grupo de talentos que se encargaron de compaginar el contenido, diseño y promoción”, señala Vaca de Osma.
Hoy IBM Connections es utilizada por más de 400.000 empleados a nivel mundial, según los datos de la firma. “Una de las secciones más utilizadas es la de Clasificados, donde los empleados postean aquellas cosas que quieren vender o comprar. De esta manera, ellos aprenden de un modo más entretenido las funcionalidades de la herramienta que luego pueden utilizar para sus trabajos”, comentan desde la firma. Para cuidar esta conversación global, IBM desarrolló una Guías de Conducta de Redes Sociales. “Además se elaboró la iniciativa IBMeístas Digitales, con capacitaciones online y presenciales para fomentar entre nuestros profesionales el uso de las redes”, dice Vaca de Osma.
La experiencia de IBM llevó a la generación del primer caso de un ejecutivo que logra, hoy, trabajar casi sin el uso del mail. “Es el caso de Luis Suarez, autodenominado ‘hippie 2.0’, de España que pasó de un chequeo diario de 5 horas a 15 minutos por día”, ejemplifica Vaca de Osma. Su colega ibérico contesta únicamente temas personales o a aquellos que aún no se han sumado a su forma de comunicación. “Para su trabajo utiliza blog, Twitter y, obviamente, IBM Connections”, finaliza Vaca de Osma.

Blog
La información puede canalizarse de diferentes formas. BBVA Banco Francés implementó una solución a nivel local: su propio blog, Protagonistas, que resultó ser la evolución del house organ impreso.
La herramienta nació en 2011 y desarrollado la opciones pagas que ofrece la plataforma para blogs WordPress. Posee acceso restringido para sus más de 6.000 usuarios, que acceden al sitio con su número de legajo y contraseña. “Antes de Protagonistas digital no había lugar para el contacto 2.0, ni otro espacio que permitiera, tal como es hoy, la posibilidad de compartir datos. “Hemos reducido significativamente la cantidad de mails enviados en forma masiva. Protagonistas se acopló a lo que ya veníamos haciendo con la Intranet. es decir, usar los canales más nuevos para decir lo que teníamos que decir”, cuenta Damián Dibenedetto, subgerente de Comunicación Interna, Cultura y Beneficios de BBVA Banco Francés. Incluso permitió decir cosas nuevas, menos formales, sin la estructura ni la rigidez de la comunicación vía mail”, agrega.
En Protagonistas Digital se promocionan concursos e, incluso, existen instancias de participación donde los empleados publican contenidos propios, además de sus opiniones.

Google presente
En Grupo Monarca, desarrollador local activo en el negocio inmobiliario, se utilizan, a nivel interno, diferentes herramientas de forma dinámica y efectiva hace un año. “Nuestro principal motivador al cambio fue la mala performance de los mails: no llegaban a destino, se enviaban tarde o se eliminaban. Los servidores con los que trabajábamos estaban colapsados. Podíamos tener varios días sin servicio de mails y acceso a información de utilidad”, explica Laura Palini, jefa de Marketing de la empresa.
La ejecutiva de la firma que emplea a 400 personas, continúa: “Luego de consultar a referentes cercanos sobre las opciones de nuevas tecnologías plausibles a la implementación y de realizar el análisis correspondiente, coincidimos que Google Apps era la plataforma adecuada para las necesidades de la compañía”.
La empresa realizó una fuerte campaña interna de gestión para acompañar la migración del sistema, destinada a sus más de 410 empleados. “Hoy, contamos con casi el 100% de los usuarios migrados a Google Apps y utilizamos muchas de las herramientas que proporciona. Con Google Docs, no sólo ahorramos espacio, sino que, además, utilizamos las encuestas como una herramienta estadística de nuestro cliente interno”.
Grupo Monarca también creó su Intranet denominada ‘La Nube’, con las herramientas que ofrece la plataforma de la compañía estadounidense. Desde la firma, indican que la implementación se realizó sin costo y en una semana bajo la tutela del área de Diseño de la empresa, con sede en Acassuso, provincia de Buenos Aires.
El mail aún no desapareció. Pero es cada vez más evidente que, con las herramientas colaborativas, encontró a quién le haga sombra.

Fuente: http://www.cronista.com/itbusiness/El-e-mail-ya-tiene-competidor-20131008-0001.html

 

Por |noviembre 13th, 2013

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